お歳暮のお礼状をビジネスシーンで書くときのポイント。宛名や縦書きの手紙、メールの場合など

お礼状は、お歳暮を贈ってくれた相手に対しての感謝の気持ちを伝えることに加えて、お歳暮をきちんと受け取ったという通知の意味もあります。

親族などにお歳暮を贈ったママやパパは、祖父母や、遠方の兄妹家庭からお礼状をもらって、きちんと届いたことが分かり、一安心したこともあるかもしれません。

基本的に、お歳暮を受け取ったらすぐにお礼状を出すのがマナーとされているようです。できるならば当日中に、遅くても3日以内に出すのがよいとされていますが、それ以降になってしまう場合でも、お礼状は忘れずに送ったほうがよいでしょう。

ビジネスシーンなどでは、お礼状は手紙に縦書きで、丁寧に感謝を伝えるのが好ましいですが、親しい人の場合は電話やハガキでお礼を伝えるのもよいでしょう。

縦書きの手紙でお礼状を送るときのきれいな書き方や便箋の選び方のポイントを紹介します。

無地か縦罫線の用紙を選ぶ

ビジネスシーンなどでお礼状をきちんと書きたい人は、白無地か縦罫線の用紙を選ぶとよいでしょう。横罫や色柄物はカジュアルな印象が強いのでシーンによって使い分けるとよいかもしれません。

万年筆や筆ペンなども文字が滲みにくいものや、無地の用紙で縦書きをするときに文字が曲がらずにきれいに書くための下敷き付きのものもあるようですので選択肢の1つとして、そういった用紙を選ぶのもよいかもしれません。

楷書でバランスよく丁寧に

お礼状は、楷書できれいにバランスよく書きましょう。縦書きの場合、頭語や結語、日付や名前の書く場所や、改行した文の行頭を揃えるなどに注意して、読みやすく美しいお礼状になるように心がけるとよさそうです。また、誤字や脱字などがあるものは潔く用紙を変え書き直しましょう。

働くママやパパにとってビジネスシーンではお礼状をどのように書いたら好印象なのか気になるかもしれません。お礼状を書くときのマナーなどを紹介します。

お礼状の内容は個人とあまり変わらない

ビジネスシーンであっても、お礼状に書く内容自体は特に大きく変わるところはなく、誠意を持ってお礼を伝えることが大事です。

ただし、文章の作り方や言葉使いなどは少していねいにする必要がありそうです。文章の始まりは拝啓や謹啓などの頭語を使い、それにあった結語で締めましょう。また、頭語はあえて「謹んで申し上げます」というように言葉を開いてもていねいな印象を与えることができるようです。

取引先などへのお礼状では「師走の候、貴社益々ご清栄のこととお喜び申し上げます」や「最後になりましたが、貴社のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます」などの定型文を文章に含めるとよいでしょう。

お礼状の雛形を用意しておくと便利

取引先の会社などとお歳暮などのやり取りが多く発生することもあるビジネスシーンでは、一つ一つ丁寧に手書きでお礼状を書きたいところ、実際にそれを行うのは難しい場合もあります。

複数にお礼状を送ることを想定して事前にお礼状の雛形を作っておくと便利かもしれません。「頭語」や「時候の挨拶」、「末文」「結語」などの定型文を使うことが多いので、比較的簡単に雛型を作ることができそうです。

また、ビジネスシーンでは全てが手書きのお礼状ではなく、印刷で済ませることもあります。万が一、お礼状を送ることが遅れてしまったときは、お詫びの文を一言添えるとよいですね。

お歳暮を取引先などから受け取った場合、お礼状を送るほか、メールで済ませることもあるようです。メールであっても、できるだけ丁寧なお礼になるよう心がけたいですよね。

ビジネスシーンでのメールでお歳暮のお礼を伝えるときのポイントを説明します。

件名を忘れずに書く

お礼状の代わりにメールでお礼を伝える場合、件名には、お歳暮のお礼のメールであることと、誰からのメールなのかがひと目で分かるようにするとよいでしょう。

特に、社用のメールアドレスに送った場合、他の仕事関係のメールに埋もれてしまい、相手がお礼のメールに気づかないことも考えられます。

そういった点を考慮し、件名は以下のように設定すると分かりやすいかもしれません。

「件名：【お歳暮への御礼】株式会社〇〇」

メールボックス内でも比較的に目に付きやすくするために、【】で要件を囲み、自社の社名を入れるとよいでしょう。

メールの内容文は長くなりすぎないように

お礼状と違って、メールでのお礼は基本的に取り急ぎという形で送ることが多いようなので、長々と書く必要はないでしょう。

メールには「この度はお歳暮の品をお贈りいただき、ありがたく存じます。関係者一同ありがたく戴きました。」などのお歳暮を受け取ったことと、それに対するお礼の言葉を述べ、末文にお詫びとして「恐縮ですが、取り急ぎメールにて御礼申し上げます。」の一言を添えるとよいようです。

今後のお歳暮を断りたい場合

もし今後、相手からのお歳暮を断りたいという場合には、好意を無にして失礼にあたらないよう配慮し、断りの一文を添える必要があります。

その場合は、「今後はこのようなお気遣いなさいませんよう、お願いいたします。」というような文を追記するとよいかもしれません。

お礼状の宛名は送る相手によって、添える言葉などが異なります。それぞれのシーンごとに宛名の書き方を説明します。

取引先の企業や団体に送る場合

宛名が特定の誰かではなく企業や団体となる場合には「御中」をつけます。例えば、以下のような形で書きます。

「株式会社〇〇 △△部 御中」

部署名などがある場合も同じように御中をつけましょう。

特定の人へ送る場合

宛名が特定の誰かになる場合は「様」をつけます。相手がビジネス上の関係である場合は「会社名」や「役職名」を忘れずに書くようにしましょう。

「株式会社〇〇 代表取締役 △△様」

また、相手がお世話になった先生の場合、宛名には様をつけず「〇〇先生」と書くのが正しいようですので注意しましょう。

お歳暮を受け取ったときは、まずは早めにお礼状を送ることを心がけましょう。贈った相手も品物がきちんと届いたのかどうかが気になっている場合があるので、お礼状が来ると安心かもしれません。

お礼状は、縦書きの手紙が一般的のようですが、ビジネスシーンではメールで送ることもあるようです。お歳暮のお礼を伝える手段はさまざまですが、どのような形であれ、丁寧さと誠実さを忘れずにお礼を伝えることができれば、お互いに気持ちよく1年を締めくくることができそうです。

また、ママやパパが家族や親族と、お歳暮のやり取りをするときは、相手に電話をかけてみるのもよいでしょう。添え状やお礼状も嬉しいですが、直接会話をして近況などを報告しあうのも、話が弾んで楽しいかもしれません。

お礼状の宛名は、個人と会社などの団体とで書き方が変わってくるので、お礼状を送る前には間違いはないかしっかり確認するのも忘れずにしたいですね。