面倒な｢会議の調整｣を一発で終わらせる方法はないか…苦手な業務でこそ役に立つChatGPTのうまい使い方

上司から「社内会議の日程調整」を指示されました。必要なタスクを洗い出してください。

社内会議の日程調整を行う際に必要なタスクを洗い出します。以下のステップで進めると効率的です。

1．会議の目的と内容の確認
・まず、会議の目的や内容を確認し、参加者や必要な資料を把握します

2．会議の参加者リストの作成
・上司から指示された参加者をリストアップします
必要に応じて、参加者の部署や役職も確認します

3．参加者の空き時間調整
会議に必要な参加者の空き時間を確認します。これには、以下の方法が考えられます：
・チームの共有カレンダーを確認
・メールやチャットツールで参加者に空き時間を確認
・もし、日程調整ツール（例：Googleカレンダー、Doodle、Outlookの予定表機能）を使用する場合、リンクを送る

4．会議の日時候補を複数提示
・参加者の空き時間に基づいて、会議候補日程を数パターン作成します

5．会議場所やツールの決定
・会議が対面の場合、会議室の空き状況を確認し、予約を行います
・オンライン会議の場合、使用するツール（Zoom、Teams、Google Meetなど）を決定し、リンクを作成します

6．会議の日程確定
・参加者から確認を得て、最終的な日時を確定します
・参加者全員に日程確定の通知を送ります

7．会議のアジェンダ作成
・会議の内容に合わせたアジェンダを作成します。必要に応じて、上司や関係者に確認を取ります

8．会議のリマインダー通知
・会議の前日や数時間前に、参加者にリマインダー通知を送ります（カレンダーの通知機能を活用することが一般的です）

9．会議の資料準備
・必要な資料やプレゼンテーション資料があれば、事前に準備して共有します
・これらのタスクを順番に実行し、スムーズに日程調整を進めることができます