｢お疲れ様です｣よりずっと効果的…AI分析で判明｢仕事が早い人｣がメールの件名に必ず入れる"2つの要件"

メール、チャットにまつわる作業は、仕事全体の9％を占めています。みなさんも「メールチェックに時間を取られすぎて、本来の業務にまで手が回らない」という悩み、心あたりがあると思います。まさに、「名もなきムダ仕事」の宝庫と言っていいでしょう。

たとえば、「○月○日に送ったメール、見てくれていますか？」というメールは、世界一ムダなメールだと思っています。

音沙汰がないために、ちゃんと読んでもらえたかどうか不安になり、このようなムダが発生してしまうわけですが、メールの弱点は相手の状態がわからないこと。外出中なのか、休暇中なのか、会議中なのかわからないのです。幸いなことに、今や56％の企業が社内メールからチャットへと移行をして、相手のプレゼンス（状況）がわかるようになりました。

すると今度は、「メール時代の長文のクセ」が抜けない人がいたり、テーマごとに細分化されたチャットなのに、関係ない書き込みを延々としてくる人がいたり、チャットの会話が外部にダダ漏れになったりと、あらたな問題が湧き上がってきました。

メールに関する悩みあるあるでとくに多いのが、過去の関連メールを探す作業。また、大量に届く自分の仕事とあまり関係のないメールの捌き方に苦心している方も多いと思います。

本稿では、メール・チャットまわりで、自身の仕事の効率化に加え、一緒に仕事をしている上司、同僚、部下の時間泥棒にならない方法という視点からのメソッドをお伝えします。

有給休暇の翌日、出社してメールを開いてみると、そこには未読メールの山が……

「なんだよ、メールがこんなに溜まっているのか……。しかも、そのうちのほとんどはCCメールじゃないか！　まあ、とりあえず送っておこうという気持ちはわかるけど、読むほうの身にもなってよ。全部に目を通していたら1日が終わっちゃうよ」

いっぽう、送る立場になると、たとえば、「とりあえず部門長にも」「関連部門にも」と保険をかけてしまう気持ちもわからないではありません。あとから「そんな話は聞いてないぞ」と言ってくる部門長がいたりしますから、その予防策なのですね。

部門長とまではいかなくても、会社でそれなりの中堅クラスになると、上司や部下、他部門とのプロジェクト関連や取引先などから、たくさんのメールが届きます。できれば、それほど関係が深いわけではないCCメールについては、送ってほしくないのが本音でしょう。

「あとから何か言われないように、あの人にも、とりあえず送っておくか」

そんなノリで送られる「とりあえずCCメール」が増える原因は、「過剰な気づかい」や「忖度」、そして、「心理的安全性」がないことです。もし、心理的安全性が確保されていたら、「あとで送っていないことがわかったら文句を言われるのではないか」とは思いません。

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