机を見れば"できる人"か一発でわかる…集中力を奪い､効率も下げる｢ペタペタ貼りがちな文房具｣の名前
｢ちょっと気になる｣が作業を中断させている
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仕事が早く定時で帰れる人は、何が違うのか。『パッと見てわかる！ 仕事がうまく回り出す時間術のきほん』（ナツメ社）を監修した平野友朗さんは、「仕事に優先順位をつけるのはおすすめできない。順番に迷っている時間が無駄になってしまう。効率的に進めるためにはタスクをどう整理するかに鍵がある」という――。
優先順位よりも「期限」を決める
「仕事は優先順位の高いものからやりなさい」と言われ、こう思ったことはありませんか。「この仕事より、別の仕事のほうを先にすべきではないのか」。
優先順位をつけるためには基準が必要です。しかし、何をもって優先するのか、誰にとっての優先なのか、考慮すべきことが多くて1つの答えに絞り切れません。じつは、仕事の優先順位をつけることは難しいことなのです。
仮にがんばって優先順位をつけたとしても、仕事はすべて完了させなければなりません。優先順位の高いものだけやって、あとは「できませんでした」というのはビジネスの現場では通用しないでしょう。
仕事を進めるうえで重要なのは「期限」です。同時に、求められる「質」も維持できるよう行動します。期限が守られ、求められている質が足りていれば、どの順番で仕事をしてもかまいません。優先順位を悩む時間があるなら、今すぐ処理できるタスクに取りかかったほうが生産的です。
タスクは4種類に分けて考える
仕事は優先順位よりも期限と質を基準にして進めるべきです。しかし、そうは言っても、期限が迫っていれば、その仕事からやらざるを得ないでしょう。
そこで、図表1のように仕事を「緊急」か「緊急ではない」か、「重要」か「重要ではない」かのマトリックスで考えてみましょう。この分類のうち、もっとも急いでする必要があるのは「緊急で重要」なタスクです。いつも仕事に追われている人のほとんどは、この「緊急で重要」なタスクをたくさん抱えています。
この状況を改善するには、なぜ「緊急で重要」なタスクが増えてしまったのかを考える必要があります。重要なものをつい後回しにしていませんか。「緊急ではないが重要」なタスクは、放っておくと「緊急で重要」へと変わり、どんどんたまっていくのです。
理想は、「緊急で重要」のタスクが発生しないように先回りして、9割程度を「緊急ではないが重要」の段階で処理すること。そうすると心身ともに余裕が生まれ、緊急事態が発生しても対応しやすくなります。
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