産休の挨拶メールの送り方。社内・社外向けにそのまま使える例文や、ママたちの体験談
送った時期や気をつけたポイントをご紹介
産休に入るとき、休暇の挨拶をメールで送る場合もあるでしょう。社外の取引先や社内の上司など、どのような相手に送ればよいか、いつ送るかについて迷うママもいるかもしれません。実際にメールを送った時期や気をつけたポイントについて、ママたちの体験談を聞いてみました。メールの例文と併せてご紹介します。
産休の挨拶メールはどのような相手に送る？
産休に入るときの挨拶メールを送る相手には、社外・社内・上司などさまざまあるようです。実際に産休の挨拶メールを送ったママたちはどう判断し、どのような相手に送っていたのでしょうか。
自分が産休に入ることによって、業務で関わっている相手に迷惑がかからないように、事前に挨拶メールを送ることにしました。社内・社外の両方で、仕事のやり取りをしている相手に送りました。
産休の挨拶メールを送る相手は、業務で関わりがあること、また産休に入ることによって相手の仕事に影響が出る可能性があることの2つを理由に決めたという声がありました。
妊娠期間中の配慮についての感謝を上司にメールで伝えるママや、身内や友人あてに産休に入ったお知らせのメールを送るママもいるようです。
産休の挨拶メールを送るタイミング
産休の挨拶メールは、どのようなタイミングで送るとよいのでしょうか。実際にママたちがどのような時期に送ったのかについて聞いてみました。
取引先へは1カ月ほど前に電話で産休の報告をしてから、後任者への引継ぎのためにメールを送りました。社内には産休に入ることを口頭で伝えていたので、メールは最終日に送りました。
後任者へ業務の引き継ぎを始めたときに、直接会える取引先には挨拶に行きました。メールでの挨拶と後任者の紹介は、その他の取引先や社内の部署のみに送りました。また、産休に入る直前にあらためて、社内・社外向けに挨拶メールを送りました。
産休の挨拶メールは、産休に入る予定が決まり後任者への引継ぎが始まったときと、産休に入る前にあらためて送る場合があるようです。
2段階で送ることで、後任者への引継ぎがスムーズになり、産休前に妊娠への配慮に対するお礼も伝えることができたとの声がありました。
産休の挨拶メールを作るときのポイント
産休の挨拶メールを作るときには、スムーズな引継ぎと復帰のために伝えておくべきポイントがいくつかあるようです。
件名で産休の挨拶であることがわかるようにする
件名の冒頭に『産休のご挨拶』と記載し、産休の挨拶メールであることが一目でわかるようにしました。メールを開かなくても用件がすぐにわかる方が相手に確実に伝わるのではと考えました。
挨拶メールを送る相手の目線で考えて、用件が伝わりやすいようにメールの件名を工夫するとよいかもしれません。
産休の期間を書く
産休に入る日にちと復帰予定の時期をメールに記載しました。業務の都合を考えると、不在の期間がどれくらいになるかはあらかじめ伝えた方がよいと思いました。
産休による不在期間の長さによって、取引先や社内部署においての準備や心構えは変わってくるかもしれません。復帰の予定日が決まっている場合はしっかり伝えて、未定の場合でも復帰の意思は伝えた方がよいでしょう。
後任者を紹介する
後任者の紹介と、引継ぎ期間中の業務スケジュールなどを伝えて、後任者が業務に慣れるまでの期間も支障なく進められるよう意識しました。
ママ自身が不安なく産休に入り、会社や取引先が産休中の担当業務を継続していけるよう、不在中の新しい後任者は重要になるでしょう。
取引先や社内部署へ、後任者の紹介や今後のスケジュールを伝えたというママがいました。
復帰への前向きな気持ちについて触れる
復職予定であることをしっかり伝えたかったので、『復帰後もお世話になるのでよろしくお願いします』といった文面を入れました。実際に復職後、業務に戻りやすかったように思います。
産休で長期間職場を離れるママの中には、産休が終わったときにスムーズに復帰できるか不安に思う場合もあるようです。
またいっしょに働ける日を楽しみにしていることや復帰後も新たな気持で取り組んでいきたいと思っていることを産休の挨拶メールで伝えたというママがいました。
産休の挨拶メールの例文
産休前にメールを送るとき、どのような文章をおくったらよいか迷う場合もあるかもしれません。
ここでは産休の挨拶メールの例文をご紹介します。
社内向け
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■件名：
【総務部 〇〇】10月1日より産休をいただきます
■本文：
営業部 A課長
お疲れ様です。総務部の〇〇です。
私事で恐縮ですが、出産のため10月1日から休暇をいただきます。
産休後は育児休暇に入るため、復帰は4月を予定しております。
休職中はご不便をおかけしてしまい、申し訳ありません。
担当の業務については、Bさんに引き継ぎをお願いしております。
私の最終出社日は9月30日になりますので
何かございましたらいつでもご連絡ください。
妊娠中はご理解、ご配慮をいただきありがとうございました。
また一緒にお仕事させていただく日を楽しみにしています。
『署名』
――――――――――――――――――
社内向けの挨拶メールは、部や課などのグループに一斉メールで送る場合や、上司など個人あてに送る場合があるようです。
社内には妊娠を口頭で伝えていたので、妊娠を知っている前提で文章を書いたママや、妊娠中の理解や配慮に対するお礼を伝えたかったというママがいました。
社外向け
――――――――――――――――――
■件名：
【産休のご挨拶】株式会社キズナ 〇〇
■本文：
株式会社〇〇 T様
いつも大変お世話になっております。
株式会社キズナの〇〇です。
私事で大変恐縮ですが、
出産のため10月1日から休暇をいただくことになりました。
休暇中の業務につきましては、弊社のSが担当いたします。
10月1日以降のご連絡は、佐藤までいただけますようお願いいたします。
佐藤太郎
Mail：000000000＠kidsna.co.jp
Tel ：00-0000-0000
本来は直接ご挨拶に伺うべきところ
メールでのお知らせとなってしまい大変申し訳ございません。
T様にはいつも丁寧なご対応をいただき、大変お世話になりました。
貴社の担当をしばらくの間離れることとなりますが
復帰後はまた新たな気持ちで取り組んでいきたいと思っております。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
『署名』
――――――――――――――――――
社外向けの挨拶メールでは、休暇中の担当業務が滞りなく進むように意識し、後任者の紹介や連絡先を明記したというママがいました。
メールを送った後は後任者にも伝えて、後任者からも取引先へ挨拶のメールを送るなど連携をとるとよいかもしれません。
挨拶メールを送ってスムーズに産休を迎えよう
産休の挨拶メールを送ったママからは、メールの返信でやさしい言葉をかけてもらえるとうれしかったという声やお世話になったお礼をちゃんと伝えられたのが1番よかったという声がありました。
お世話になった社内や社外の相手に、感謝の気持ちと復帰への前向きな気持ちを伝えて、心のこりなく産休に入れるとよいですね。
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産休に入る前に、後任者の紹介とお世話になったお礼をしたいと思い、取引先へ挨拶のメールを送りました。また、社内でもお世話になった部署に送りました。