産休の挨拶メールの送り方。社内・社外向けにそのまま使える例文や、ママたちの体験談

産休に入るときの挨拶メールを送る相手には、社外・社内・上司などさまざまあるようです。実際に産休の挨拶メールを送ったママたちはどう判断し、どのような相手に送っていたのでしょうか。

産休の挨拶メールを送る相手は、業務で関わりがあること、また産休に入ることによって相手の仕事に影響が出る可能性があることの2つを理由に決めたという声がありました。

妊娠期間中の配慮についての感謝を上司にメールで伝えるママや、身内や友人あてに産休に入ったお知らせのメールを送るママもいるようです。

産休の挨拶メールは、どのようなタイミングで送るとよいのでしょうか。実際にママたちがどのような時期に送ったのかについて聞いてみました。

産休の挨拶メールは、産休に入る予定が決まり後任者への引継ぎが始まったときと、産休に入る前にあらためて送る場合があるようです。

2段階で送ることで、後任者への引継ぎがスムーズになり、産休前に妊娠への配慮に対するお礼も伝えることができたとの声がありました。

産休の挨拶メールを作るときには、スムーズな引継ぎと復帰のために伝えておくべきポイントがいくつかあるようです。

件名で産休の挨拶であることがわかるようにする

挨拶メールを送る相手の目線で考えて、用件が伝わりやすいようにメールの件名を工夫するとよいかもしれません。

産休の期間を書く

産休による不在期間の長さによって、取引先や社内部署においての準備や心構えは変わってくるかもしれません。復帰の予定日が決まっている場合はしっかり伝えて、未定の場合でも復帰の意思は伝えた方がよいでしょう。

後任者を紹介する

ママ自身が不安なく産休に入り、会社や取引先が産休中の担当業務を継続していけるよう、不在中の新しい後任者は重要になるでしょう。

取引先や社内部署へ、後任者の紹介や今後のスケジュールを伝えたというママがいました。

復帰への前向きな気持ちについて触れる

産休で長期間職場を離れるママの中には、産休が終わったときにスムーズに復帰できるか不安に思う場合もあるようです。

またいっしょに働ける日を楽しみにしていることや復帰後も新たな気持で取り組んでいきたいと思っていることを産休の挨拶メールで伝えたというママがいました。

産休前にメールを送るとき、どのような文章をおくったらよいか迷う場合もあるかもしれません。

ここでは産休の挨拶メールの例文をご紹介します。

社内向け

――――――――――――――――――
■件名：
【総務部 〇〇】10月1日より産休をいただきます

■本文：
営業部　A課長

お疲れ様です。総務部の〇〇です。

私事で恐縮ですが、出産のため10月1日から休暇をいただきます。
産休後は育児休暇に入るため、復帰は4月を予定しております。

休職中はご不便をおかけしてしまい、申し訳ありません。
担当の業務については、Bさんに引き継ぎをお願いしております。

私の最終出社日は9月30日になりますので
何かございましたらいつでもご連絡ください。

妊娠中はご理解、ご配慮をいただきありがとうございました。
また一緒にお仕事させていただく日を楽しみにしています。

『署名』
――――――――――――――――――

社内向けの挨拶メールは、部や課などのグループに一斉メールで送る場合や、上司など個人あてに送る場合があるようです。

社内には妊娠を口頭で伝えていたので、妊娠を知っている前提で文章を書いたママや、妊娠中の理解や配慮に対するお礼を伝えたかったというママがいました。

社外向け

――――――――――――――――――
■件名：
【産休のご挨拶】株式会社キズナ 〇〇

■本文：
株式会社〇〇　T様

いつも大変お世話になっております。
株式会社キズナの〇〇です。

私事で大変恐縮ですが、
出産のため10月1日から休暇をいただくことになりました。

休暇中の業務につきましては、弊社のSが担当いたします。
10月1日以降のご連絡は、佐藤までいただけますようお願いいたします。
　佐藤太郎
　Mail：000000000＠kidsna.co.jp
　Tel ：00-0000-0000

本来は直接ご挨拶に伺うべきところ
メールでのお知らせとなってしまい大変申し訳ございません。

T様にはいつも丁寧なご対応をいただき、大変お世話になりました。
貴社の担当をしばらくの間離れることとなりますが
復帰後はまた新たな気持ちで取り組んでいきたいと思っております。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

『署名』
――――――――――――――――――

社外向けの挨拶メールでは、休暇中の担当業務が滞りなく進むように意識し、後任者の紹介や連絡先を明記したというママがいました。

メールを送った後は後任者にも伝えて、後任者からも取引先へ挨拶のメールを送るなど連携をとるとよいかもしれません。

産休の挨拶メールを送ったママからは、メールの返信でやさしい言葉をかけてもらえるとうれしかったという声やお世話になったお礼をちゃんと伝えられたのが1番よかったという声がありました。

お世話になった社内や社外の相手に、感謝の気持ちと復帰への前向きな気持ちを伝えて、心のこりなく産休に入れるとよいですね。