｢お調べして折り返します｣では全く不十分…すぐに答えられないとき頭がいい人が必ず加える“具体的情報”
信頼される人が徹底しているのは｢丁寧｣より｢具体｣
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相手との行き違いをなくすには、どんな言葉遣いをすればいいか。ANAの元CAで研修講師の三上ナナエさんは「丁寧に伝えたつもりでも、曖昧な伝え方だと相手との齟齬が生まれてしまう。誰が聞いても同じように伝えるには、言葉選びを慎重に行うことだ」という――。 ※本稿は、三上ナナエ『一生使える「敬語＆ビジネスマナー」』（大和出版）の一部を再編集したものです。
細かく伝えることで、行き違いは圧倒的に減る
ビジネス上のやりとりで、私が一番気をつけているのは「誤解や行き違いを生まないこと」です。自分はしっかり連絡したはずなのに、ちゃんと伝わってなかった……、このような行き違いは、後々大きな問題につながるからです。
行き違いを生まないための一歩は、「曖昧な表現」で相手を迷わせないこと。
お願いやお断りのときは、相手に配慮しながらも、いかに的確に伝えるかが大切なポイントです。
特に日にちや時間感覚、大きさ、数に関する認識のすれ違いは、いろんな場面で起こりやすく、トラブルの元になりやすいものです。
例えば、電話の相手から「お調べして、折り返しお電話をしてもよろしいでしょうか？」と言われたとします。
あなたは、何分後に電話がかかってくると予想しますか？
何人かに尋ねてみると、「5分」「15分」「30分」「1時間」と答えはさまざまでした。
状況にもよりますが、5分後だと思って待っていて、1時間経ってもかかってこないとしたら、「忘れられたのかな？」と不安に思う人もいそうです。
この場合は、「お調べいたします。恐れ入りますが、確認が取れるまで最大1時間ほどかかる可能性がございます。よろしいでしょうか」と伝えるのがベストです。
なるべく具体的な数字を使って、細かく伝えることが必須です。
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